XFIN

Kurzbeschreibung

XFIN ist eine funktionelle Erweiterung der R/3-basierten Debitorenbuchhaltung FIAR die es erlaubt, Standard-FIAR mit erweiterten Funktionalitäten in das XCRM einzubinden.

XFIN

In der Welt stark vernetzter Wertschöpfung ändert sich auch die Rolle Finanzbuchhaltung. Wichtigste Themen sind hierbei die Erhöhung Ihrer eigenen Prozesseffizienz, die Schaffung von mehr Transparenz und die Erzielung besserer Ergebnisse im Geschäftsverkehr mit Ihren Kunden.

Mit einfachen Mitteln können Sie die klassische Debitorenbuchhaltung FIAR Ihres R/3-Systems in ein solches Wertschöpfungsinstrument ausbauen. Zusätzliche lizenzpflichtige Produkte sind dafür nicht erforderlich. Mit Erweiterungen innerhalb des SAP-Standards ist ein solcher Ausbau möglich. Für diese Erweiterungen haben wir Module entwickelt, die unabhängig voneinander eingesetzt werden können.

Denkbar ist z.B. ein Ausbau Ihrer Finanzbuchhaltung nach folgenden Kriterien:

• Automatisierung von FI-Prozessen
• Einbindung der Finanzbuchhaltung in ein CRM
• Ausbau der Kunden- und Außendienst Self-Services

Automatisierung von FI-Prozessen

Die klassischen R/3-basierten FI-Prozesse erfordern einen hohen manuellen Bearbeitungs- und Nacharbeitungsaufwand. Unsere Lösungen und Referenzen basieren auf Anforderungen eines R/3-Anwendern, für 4 Millionen aktive Kunden die verschiedensten Zahlwege zu realisieren und ein filialbasiertes Kassensystem zu integrieren. Bei der Menge an täglich zu verarbeitenden Transaktionen musste neben den Einstellungen zu den verschiedensten Zahlwegen gleichzeitig ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden.

Beispiel: Zahlungseingangsverarbeitung

Die Trefferquote beim Einlesen von Kontoauszügen kann durch zusätzliche Lösungen wesentlich verbessert werden. Die Zuordnung der Zahlungseingänge zu offenen Posten wird zusätzlich vorgenommen durch Auswertung von:

Vertragsnummer bzw. Geschäftspartner-Kennung
- Rechnungsbezug
- Bankverbindungen
- Mahndaten
- Prüfzifferverfahren

Die Trefferquote beim Referenzkunden konnte auf über 99% angehoben werden.

Beispiel: Ausgleich debitorischer Posten

Beim Referenzkunden mit seinen marketinggesteuerten Prozessen und einer täglich 6-stelligen Anzahl von Belegen musste der Ausgleichslauf völlig automatisch offene Posten zuordnen, dabei war zuverlässig ein extrem kompliziertes Regelwerk abzuarbeiten. Beispielhaft seien genannt:
- Verbleib der Dauer- und Einmaleinzugsermächtigungen bis Monatsende als offene Posten
- Automatische rechnungsbezogene Zuordnung bei Remittenten und Zahlungen
- Guthabenerzeugung bei Überzahlungen
- Automatische Sachkontenbuchung bei:
o Minimaldifferenzen,
o Überzahlung als Mahngebühr oder Nachnahmegebühr,
o Unterzahlung im Falle nicht gezahlten Versandkosten,
- Start von Folgeprozessen bei bestimmten Vorgängen (z.B. Rücksetzen von Mahnstufen)

Nachweislich konnten Trefferquoten von weit über 99% erreicht werden. Die Klärfallverarbeitung konnte drastisch reduziert werden.

Einbindung der Finanzbuchhaltung in ein CRM

Ihr Kundendienst oder evtl. sogar ein Call Center befindet sich in der Kommunikation mit dem Kunden. Leider suchen Sie aber bei vielen CRM-Lösungen eine direkte Einbindung der Finanzbuchhaltung in das CRM ohne Middleware und redundante Datenhaltung vergeblich.

Nicht aber im CIC-basierten XCRM: Über ein kundenspezifisches Customizing der Folgeprozeßverarbeitung legen Sie selbst fest, welche FI-Prozesse für welche Anforderungen relevant sind. Solche zusätzlichen Anforderungen können z.B. sein:

- Vertriebsorientierte Belegzuordnung
- Vertriebsorientierte Belegstatusverwaltung
- Eintrag in eine Kontakthistorie
- Ermittlung des akkumulierten Umsatzes
- Ermittlung akkumulierter Abschreibungen
- Rücksetzen von Mahnstufen.

Beispiel: Folgeprozessverarbeitung im FI/AR

Für die Folgeprozesse sind kundenseitige Erweiterungen vorgesehen, so dass Sie beliebige individuelle Erweiterungen vornehmen können. Dabei verbleiben Sie vollständig im SAP-Standard.

Folgeprozessverarbeitung (Zum Vergrößern klicken)

Beispiel: Vertriebsbezogene FI-Sichten

Im Standard-FI erfolgen alle Auswertungen auf Buchungskreisebene. Befinden sich in einem Buchungskreis mehrere Verkaufsorganisationen und Sie haben dementsprechend Ihr Geschäftspartnermodell aufgebaut, wird Ihnen die Vertriebssicht zunächst verwehrt. Unsere Erweiterungen berücksichtigen konsequent diese Sichtweise. Das Geschäftspartnermodell ist standardmäßig in das FI integriert.

Beispiel: Ein Debitor ist in verschiedenen Vertriebsorganisationen Geschäftspartner

Vertriebsbezogene FI-Sichten (Zum Vergrößern klicken)

offene Posten in den beiden Geschäftspartnerbeziehungen des Debitors

Offene Posten (Zum Vergrößern klicken)

Offene Posten (Zum Vergrößern klicken)

Beispiel: Taggenaue und vertriebsbezogene Ermittlung von Salden und Umsätzen

Sie haben jetzt die Möglichkeit, taggenau Salden, Umsätze und DSO-Kennzahlen zu ermitteln und darüber hinaus noch eine Vertriebssicht anzulegen
Die SAP-Note 50370 zu Debitoren-Salden in Hauswährung gehört damit für Sie zur Vergangenheit.

SAP-Note 50370 (Zum Vergrößern klicken)

Vertriebsorientierte Belegstatusverwaltung

Die Ermittlung des Status von FI-Belegen innerhalb eines Belegflusses erfolgt im Standard über den Aufruf entsprechender Routinen, die den Status ständig neu ermitteln. Das kann bei einem hohem Belegaufkommen beispielsweise für ein Call Center zu einem inakzeptablen Laufzeitverhalten führen. Darüber hinaus kennt FI nur drei Belegstatusarten, die noch dazu als Textsymbole (!) festgelegt sind.

Belegstatusermittlung im FI-Standard:

Belegstatusermittlung im XFIN:

Es stehen im XFIN eine größere Auswahl von Belegstatusarten zur Verfügung, die im XCRM vorgegeben werden und mit Standardmethoden erweiterbar sind. In den XFIN-Prozessen wird der Belegstatus ständig aktualisiert und ist sofort verfügbar.

Beispiel: FI/AR-Informationen im CIC-Umfeld

Hier stehen alle von Ihnen gewünschten Informationen über die Finanzbuchhaltung dem Kundendienst über eine Kontakthistorie direkt zur Verfügung und ausgerüstet mit dem entsprechenden Profil ist eine Vorwärtsnavigation in die bekannten R/3-Transaktionen möglich.

FI/AR Informationene im CIC-Umfeld (Zum Vergrößern klicken)

Beispiel: Aktiver FI/AR-Service über CIC

Ihre Kundenbetreuung kann, wenn es die Profilvergabe zulässt, direkte Transaktionen im FI/AR vom CIC aus durchführen, ohne dass Spezialkenntnisse der R/3-Finanzbuchhaltung vorher angeeignet wurden. Möglich machen das von uns bereitgestellte Service-Transaktionen, welche die komplizierten Buchungstransaktionen wesentlich vereinfachen. Beispiele sind:

- Buchen von Zahlungseingängen (mit und ohne Zuordnung zu Rechnungen)
- Umbuchungen zwischen Debitorenkonten und Sammelkonten
- Erstellen von Gutschriften und Lastschriften
- Setzen von Mahnsperren

Das Ergebnis dieser Aktionen ist in der Kontakthistorie sofort sichtbar.

FI/AR Informationene im CIC-Umfeld (Zum Vergrößern klicken)

Ausbau der Kunden- und Außendienst Self-Services

Ein anderer Ausbauschritt könnte sein, dass Sie für Ihre Kunden, Ihre Mitarbeiter oder Ihr Call Center über das Internet einen remote-Service zum SAP-System bereitstellen. Das erhöht Ihren Servicegrad gegenüber Ihren Kunden, verschlankt Ihre Workflow-Prozesse und erspart die Ausführung von direkten GUI-basierten SAP-Transaktionen.

Die Möglichkeiten aus betriebswirtschaftlicher Sicht erscheinen hier unbegrenzt.
Aus technischer Sicht empfehlen wir den Aufbau einer Architektur, in der die drei Komponenten Datenhaltung im SAP, Datenaufbereitung über einen Webserver und Verbindung über standardisierte Templates (Siehe hierzu: XCON) streng voneinander getrennt sind und mit einfachen Mitteln realisiert werden können. Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass aus SAP-Sicht lediglich zwei Voraussetzungen gegeben sein müssen: ein SOAP-fähiger Web Applikation Server 6.2, der ab Release 4.7 standardmäßig vorhanden ist und remote-fähige Funktionsbausteine (BAPI-Funktionen).

Für die Finanzbuchhaltung gibt es für einfache Vorgänge bereits lauffähige BAPI-Funktionen, so dass einer Internet-Anbindung eigentlich nichts mehr im Wege stehen sollte.

Beispiel: elektronischer Kontoauszug

Für die Internet-basierte Anzeige eines Kundenkontos in Verbindung mit weiteren Kundenattributen (Adress- und Kreditdaten) wurde eine BAPI-Funktion benutzt, die über den XCON als Web-Service aufbereitet wurde.

Elektronischer Kontoauszug über XCON (Zum Vergrößern klicken)